A priorizálás egy libikóka nevű társasjáték!

Végy 100 feladatot! – Akár egy recept. Valamely szempontból strukturáld őket, majd döntsd el, hogy a létrejött csoportok közül melyeket valósítod meg és melyeket nem. Akár Eisenhower is mondhatta volna.

A priorizálásról szól a feladatkezelés és az időgazdálkodás is. Ugye meglepő?

Végy 100 feladatot! – Akár egy recept. Valamely szempontból strukturáld őket, majd döntsd el, hogy a létrejött csoportok közül melyeket valósítod meg és melyeket nem.

A gondolatmenet Eisenhower mátrixával egyértelműen illeszkedik. 4 részre osztani a teret két különböző szempont szerint, majd megállapítani a 4 csoporttal kapcsolatos teendőket.

Hol van jelentősége a priorizálásnak?

A priorizálás mind a magánéletben, mind a projekt környezetben szükséges.

  • Míg magam számára a feladatokat priorizálom azzal a céllal, hogy a rendelkezésre álló időm alatt melyeket csináljam meg,
  • Addig a priorizálás a PMO-nál azt jelenti, hogy keressük meg azokat a legértékesebb projektötleteket, amelyekre a szervezetnek érdemes a rendelkezésre állo kapacitásait fordítania
  • Az üzleti elemző pedig a követelményekre fókuszál. Priorizálja melyek azok a legértékesebb követelmények, amelyeket a projektben kivitelezni szükséges

Amíg Eisenhower a saját feladatait fontosság és sürgősség szerint értékelte, addig a business analyst 100 követelményének értékelési szempontja az, hogy mennyire értékes üzletileg a követelmény a projekt számára illetve hogy mennyire komplex munka azt kivitelezni.

A kérdés józan paraszti ésszel úgy hangzik, hogy:

„Ár-érték arányban megéri ez nekünk?”

Egy tárgyalóasztalnál ülve, üzleti nyelven a kérdést úgy teszik fel, hogy
„Üzleti érték és komplexitás tekintetében megéri ez nekünk?”

A priorizálás nem más, mint egy libikóka!
Van valami, ami fontos nekünk és valamiből kevés van hozzá!

Hétköznapi példa. Gondold végig, hogy amikor felszállunk a bkv buszra (és tegyük fel, hogy van ülőhely), akkor egy pillanat alatt ösztönszerűen végigfut ez a libikóka gondolkodás bennünk.
Valami fontos. Az értékrendünk, miszerint szeretünk kívül vagy belül ülni. Szeretünk-e négyes ülésnél ülni. Nem szertjük az utolsó sort, mert hangos és ráz. Ha lehet, akkor egyedül szeretünk ülni kettes ülésnél. Folyathatnám
Amiből kevés van az pedig a rendelkésre álló helyek száma. A libikóka azonnal végigfut bennünk, mérlegelünk és a folyamat kidobja szóba jöhető buszülést a priorizálás folyamatából.

Ez kerül összehasonlításra. Hogy ki nyer, vagy egyáltalán ki csúszik be a célvonalon, az az elemzés után derül csak ki.

Az ár- érték arány dilemmából az ár a komplexitásnak feleltethető meg. Amikor üzleti elemzőként gondolkodom, akkor a komplexitás a projekt erőforrásait jelenti, amely lehet az idő, a költség vagy a rendelkésre álló humán kapacitás egyaránt. Ez az ár a libikóka egyik oldalán. Ezek rendelkezésre állása korlátos, ezért az egyik vizsgálandó szempontunkká válik.

Az ár-érték arányból az érték az üzleti értéknek feleltethető meg. Az a követelmény képvisel üzleti értéket, ami a megvalósítása után bevételt, fejlődést, vagy akár egy kockázat elkerülését hozza az üzlet, a szervezet konyhájára.

A megoldandó feladat egy projekt esetében, hogy…

…hogyan tudom a rendelkezére álló erőforrásokból létrehozni a lehető legértékesebb terméket.

Az eszköz, ami csak egy eszköz

Végy 100 követelményt! A 4 részre osztott tér üzleti érték és komplexitás tekintetében a következő követelmény csoportokat hozza létre egy projekt környezetben.

Fontos, hogy maradjanak olyan elemeink a priorizálás után, amelyek stakeholder elégedettséget, bevonódást hoznak létre! Ezek is projekt sikerességet hozhatnak létre, csak másként ?

Mire érdemes figyelni?

A priorizálás művelete valójában az elemeink egymással való összehasonlítása. Viszont ez nem csak annyit jelent, hogy akkor libasorba állítjuk egymás után a 100 követelményünket.  A priorizálás során figyelembe kell venni, hogy valamiből kevés van és ezért nem minden elem fog átjutni a cévonalon. Olyan ez, mint amikor egy jó buliban létszám limit van és regisztrálnunk kell a bejutáshoz?

Az összehasonlításhoz és ezáltal a csoportosításhoz hasznos figyelembe venni a következő gondolatokat:

  • MIÉRT-ek azonosítása azért, hogy az értéke könnyebben azonosítható legyen.
  • MIÉRT-ünk célhoz illesztése, vagyis mi a célunk, mit szeretnénk elérni
  • Választott szempontok definiálása, olyan részletezettséggel, hogy mindenki ugyanazt értse alatta
  • Becslési értékek szórása segít, például 1-5-ig értékelve. Van, aki ezt absztrakt skálával szereti kezelni, ezért  a T-shirt sizeing (S, M, L, XL), vagy a Fibonacci-sorozat elemeit hívja segítségül ( 1,1, 2, 3, 5, 8, 13, 21…)

A priorizálás társasjáték

A priorizálást egyedül nehéz kivitelezni egy nagyobb lélegzetvételű projekt esetében. Ha csak magunk akarunk nekiállni ennek az összetett feladatnak, akkor olyan szempontokat veszítünk el, amelyek mások gondolkodásában, a csapat bölcsességében benne rejlenek. A közös priorizálás során a priorizációs mátrix remek segítség, de ne feledjük, az eszköz nem csodaszer. Nem helyettesíti a gondolkodásunkat, inkább segíti az együttműködést. Az információk feltárásának, a közös gondolkodásnak tud remek eszköze lenni. A priorizációs mátrix elősegíti az a transzparenciát, ami a konfliktusok elkerülésében sokszor segítségünkre van.

Ez talán egy nehéz téma lett, ezért a következő bejegyzésben a munka öröméről szólok néhány szót. Kikeresem, hátha van ilyen címszó a lexikonban?

Addig is nézz körbe a tréningek között, biztos találsz számodra értékeset közöttük!

Mennyire volt értékes, hasznos számodra ez a tartalom?

Mivel hasznosnak, értékesnek találtad...

Oszd meg bátran másokkal is! 🙂

Sajnálom, hogy ez a tartalom most nem nyerte el a tetszésed...

Köszönöm a visszajelzésed, a szavazatod rögzítettük!

Kérlek segítsd a munkámat, és pár mondatban írd meg mit hiányoltál vagy hogyan lenne számodra hasznosabb ez a tartalom?

A fejlődésedhez a következő tréningekkel tudlak hozzásegíteni:

Gintl-Reszegi Mária

2020. május 20.

Szia. Marcsi vagyok. Üzleti elemzés gondolkodás megerősítésével foglalkozom tréningek, mentoringok, tanácsadás és közösségi tevékenységek keretében. Ezt a blogot én írtam neked.

korábbi írások

címkék

ez megvan már neked?

Decomposition diagram

Decomposition diagram

Biztosan ismered, biztosan használtad már, hiszen a JPÉ gondolkodás egyik legegyszerűbb megjelenési formája. Mégis érdemes közösen átgondolni, mi mindenre lehet használni.

itt követhetsz

Ba Talk - Üzleti elemzés nem csak üzleti elemzőknek

Mária Gintl-Reszegi PMI-PBA

Üzleti elemzés tréner / Mentor / Professional Business Analyst / Insprl alapítója

osztani ér