Azt hiszem most sokan válaszoltatok igennel ?
Van ezzel probléma? Nincs. Engedjük meg magunknak, hogy egy megbeszélés nem úgy végződik, ahogyan elterveztük. Ez frusztrálhat bennünket, amit érdemes inkább abból az irányból megvizsgálni, hogy mit tehetünk legközelebb.
Mit tehetünk legközelebb?
Első lépésként tisztázni magunk, majd a résztvevők számára, hogy mit tárunk fel a workshop során. Problémát? Célt? Üzleti folyamatot? ASIS-t vagy TOBE-t? Jelenlegi vagy jövőbeni megoldást?
Az üzleti elemzők egyik fejlődési lehetősége a tréningeken, hogy kirajzolódik számukra a nagy térkép.
Ahogyan a kalandjátékokban, ezután tisztában lesznek azzal, hogy mikor hol állnak a térképen és mi a célja az adott üzleti elemzés tevékenységnek.
De ha mégis megtörténik?
Koncepcióalkotás workshopot szerveztünk és mégis xml-ekről beszélgetünk.
Kifejezetten feladatunk a szakmai tartalom koordinálása. Nyugodtan lehet, SŐT, kell mondanunk, hogy térjünk vissza az eredeti témánkra. Amikor hasonló helyzetbe kerülök, én ezeket a HOT TOPIC-okat vagy felvésem az erre létrehozott excelembe, vagy beleírom a memóba.
A mondat így hangzik:
“Látom, hogy ez egy nagyon értékes téma, sokakat érint. Nem szabad hagynunk, hogy ez elvesszen, ezért felírom a táblázatba és egy későbbi megbeszélés során a részleteit is áttekintjük. Most viszont javaslom, hogy térjünk vissza az eredeti témánkhoz, amely a …..”
Persze az fontos, hogy ebből az excelből rendre visszakerüljenek a releváns kérdések a megbeszélésekre, mert akkor a fenti mondatom során biztonságban érzik a témájukat a résztvevők.
Van még egy trükköm. Megkérdezem, hogy ki a felelősek ennek a témának? Kit keressünk, amikor ezt meg szeretnénk vitatni?
Itt érkezhet olyan választ, hogy
“Ez bennünket nem is érint, hanem az xy területet, csak más projektben ez felmerült.” Ekkor tudjuk, hogy csak egy érdekes diskurzus folyt scope-on kívül.
Ha viszont örökbefogadja valaki a topicot, akkor egyrészt láthatóvá válik, hogy ez kinek fontos, másrészt alapot nyer, hogy ez valóban fontos téma, vitassuk meg később.
Ez egyfajta természetes szelekció, priorizálás. Választ kapunk arra a kérdésre, hogy értékes-e annyira a téma, hogy erőforrást tegyünk rá később.
Ha értékesnek bizonyult, akkor néhány kérdés erejéig még ne engedd el:
-
- Szerintetek kit vonjunk még be a témába? Mely területeket érinthet?
- Van-e hozzá bármilyen valid dokumentáció, amelyet érdemes a feleknek áttekinteni a megvitatás előtt?
Ezek az információk bekerülhetnek a HOT TOPIC excelünkbe, hogy később fel tudjuk idézni.
A működésed hozzáadott értéke:
-
- Kockázatcsökkentés, mert nem vész el a fontos téma
- Fókusz, mert vissza tudod őket hozni a koncepció alkotásra
- Információ, mert releváns sakeholdereket és doksikat gyűjtöttél
- És nem utolsó sorban profin működsz ?
Miért megyünk a részletekbe
Nem csak a résztvevők, hanem mi magunk is észrevétlenül belekúszunk a részletekbe.
Amikor üzleti elemzőként húznak minket a részletek, akkor tudáséhségünk van.
Ez jó dolog?
Abszolút, hiszen a feltárás és gyors tanulás képességünk nagyon hasznos kompetenciánk a sikerességünkhöz.
Gondold el, hogy két hónap alatt összeraksz információkból egy struktúrát, elsőször fejben, aztán dokumentálod is. Sokszor jobban megismered a terület működését, mint maguk a terület képviselői, hiszen az elemi információkból összerakod az kapcsolódásokat, összefüggéseket, a hatásmehanizmusokat, amelyek alapján már reagálni tudsz a különböző helyzetekre és következtetéseket tudsz levonni. Ez egyértelműen pozitív jelenség.
Amikor a résztvevők szeretnének részleteket feltárni, akkor a megoldásra fókuszálnak.
Egyrészt azért, mert az adott rész fontos, kockázatos lehet számukra.
Másrészt azért, mert ahhoz értenek, arról szeretnének beszélni, amit jobban, részletesebben ismernek.
Harmadrészt, mert azt gondolják, hogy akkor haladunk, ha a megoldás felé teszünk lépéseket. Amikor koncepcióalkotás, tervezés van, sokaknak lehet az az érzése, hogy
“hiszen tudjuk mit szeretnénk, haladjunk, mert annyi minden van előttünk, amit meg kell oldani”
A koncepcióalkotás és tervezés tisztánlátást, keretet, biztonságot és elköteleződést hoz létre, arról nem is beszélve, hogy a fejekben egységesíti az információt, hogy min és hogyan fogunk együtt dolgozni.
Tapasztalatom szerint ennek hiányában a fejekben lévő információknak a metszete igen kicsi, sokan mást gondolnak az alapok, az irányok tekintetében és ez rövidesen konfliktushoz, széthúzáshoz és a scope indokolatlan bővítséhez vezethet.
A jól megfogalmazott probléma és cél szűrőként szolgál a projekt lefutása során, hogy a megfelelő mederben tudjuk tartani a tartalmat.
Negyedrészt, mert nehéz a koncepcióról beszélni. Szervezeti szintű, stratégiához kapcsolódó problémát, célt, értékeket szükséges definiálni, amely nem egyszerű feladat. Sokszor nehéz megfogalmazni, kevés hozzá a szótárunk, a tapasztalatunk.
Mi jelenthet kiutat?
A fenti gondolatok sokszor ítéletalkotásként hibáztatásként hangzanak el magunk vagy a másik féllel szemben. Ami problémát jelent ebben, hogy ezen a ponton mindkét fél megáll és nem történik semmi, vagy ami rosszabb, összefeszülésbe, neheztelésbe fordul át.
Amiért leírtam mindezt, hogy fontos ismerni a saját és mások működési mechanizmusát, mert az segít elfogadni és a kívánt cél irányába terelni a folyamatot.
Simán kimondható az együttérzés üzleti elemzőként, hogy
-
- Érezhetjük úgy, hogy a koncepcióalkotás és tervezés lelassít bennünket és inkább haladjunk a megoldás felé, de ha most ezt tisztázzuk, akkor mindannyiunknak azonos információja lesz a célról és hatékonyabb lesz az együttműködésünk. Egy két korábbi példa (nem ítélet jelleggel) felidézheti bennük a hasonló helyzetet, amelyet mindannyian szeretnének elkerülni
- Nehéz az értékeinket megfogalmazni, hiszen a részletekben vagyunk otthon, most mégis próbáljuk őket közösen definiálni, hiszen a miért feltárásával a vezetői támogatást is könnyebben fogjuk tudni megszerezni a projektünkhöz.
Ezek a mondatok nem csak segítik az előrehaladást, de pozicionálnak téged üzleti elemzőként a folyamatban. Ennek eredményeként egyre jobban fogják látni, hogy mi mindenre lehet, érdemes, fontos téged “használni” a projekt siker érdekében.
Sokat tudunk az üzleti elemzés tevékenységekről, de kevesebb ismeretünk van magunkról, az üzleti elemzés szakmánkról.
Ennek érdekében indítottam útjára a Business Analyst Körkép kérdőívet, amelynek kitöltése értékes információkat fog feltárni.
Legyél Te is a Business Analyst Körkép része és töltsd ki a kérdőívet!
A kitöltőkre nyeremény is vár, amelyet április 1-én sorsolok ki.
Márciusi Insprl kampány részleteiért csatlakozz Facebook oldalamhoz!
Hasonló munícióért nézz körbe tréningjeim között!
