Egy probléma, egy szituáció, egy jelenlegi helyzet feltárása kardinális pontja egy változásnak, egy projektnek azért, hogy:
- ismerjük a kiindulási állapotot
- tudjuk értékelni, mérni, hogy a változás megéri-e
- tudjunk GAP-et azonosítani
Az alapos feltárásához különböző típusú kérdések szükségesek, amelyek különböző szempontokat és mélységeket érintenek. Íme néhány kérdéstípus és konkrét példa, amelyek segíthetnek a probléma mélyebb megértésében.
Mielőtt a típusokat feltárnánk, viszont állapodjunk meg, hogy a feltárás nyitott kérdéseket igényel.
A zárt kérdéseknek is van léjogosultsága, de akkor, amikor már eldöntetni szeretnénk valamit.
A kérdések típusai
1. Általános kérdések
- Mi a probléma?
- Mi a közvetlen hatása a problémának?
- Milyen következményekkel jár ez a probléma?
- Mi váltotta ki a problémát?
2. Miért kérdések
Ezek a kérdések a probléma jelenben felfedezhető okainak feltárására irányulnak, vagy ha a jövőre vonatkoztatjuk őket, akkor a célfeltárás is segíthet a probléma azonosításában.
- Miért merült fel ez a probléma?
- Miért jelent ez a probléma most nagyobb gondot, mint korábban?
3. Hogyan kérdések
Ezek a kérdések a probléma megoldási lehetőségeit vizsgálják, hiszen a HOGYAN már a projekt leszállítását tárja fel.
- Hogyan oldottuk meg hasonló problémákat a múltban?
- Hogyan lehetne ezt a problémát megelőzni a jövőben?
4. Mi történik, ha…? kérdések
Ezek a kérdések a különböző forgatókönyvek, szenáriók, történetek és azok lehetséges következményeinek feltárására irányulnak. Hipotetikus kérdések.
- Mi történik, ha nem csinálunk semmit?
- Mi történik, ha az X megoldást választjuk?
- Mi történik, ha Y erőforrásokat vonunk be?
5. Ki kérdések
Ezek a kérdések az érintettek, stakeholderek és azok szerepének megértésére irányulnak.
- Ki érintett ebben a problémában?
- Kinek a döntése befolyásolja a probléma megoldását?
- Kinek a támogatására van szükségünk a probléma megoldásához?
- Hogyan befolyásolja ez a probléma a különböző érintetteket?
6. Mikor kérdések
Ezek a kérdések a probléma időbeli vonatkozásait tárják fel.
- Mikor jelentkezett először a probléma?
- Mikorra várható a probléma megoldása?
- Mikorra szükséges a probléma megoldása?
7. Hol kérdések
Ezek a kérdések a probléma helyének vonatkozásait tárják fel. Hol a szervezetben, vagyis mely szerevezeti egység, vagy hol a rendszerben, vagyis melyik rendszer, vagy hol az üzleti folyamatban? Mivel ezek nem értelmezhetők egy Hol tapasztalható a probléma leginkább? kérdéssel, ezért érdemes pontosítani a kérdésedet, amelyhez a te tudatosságod is szükséges. Hogy tudd milyen választ vársz.
- Hol tapasztalható a probléma leginkább? helyett mondhatjuk azt is, hogy melyik szervezeti egységben tapasztalható a jelenség leginkább?
- Hol vannak a probléma legnagyobb hatásai?
8. Adatok és tények kérdések
Ezek a kérdések konkrét információk és adatok gyűjtésére irányulnak. Mivel a probléma mértékét érdemes azonosítani, megbecsülni, annak érdekében, hogy össze tudjuk vetni a változás költségeivel és jövőben elvárt nyereségeivel, ezért a jelenlegi állapotunk számszerűsítése javasolt lépés.
- Milyen adatok állnak rendelkezésre a probléma kapcsán?
Hányszor fordult elő az elmúlt egy évben? - Mekkora bevétel kiesést eredményezett?
- Milyen konkrét példák vannak a probléma előfordulására?
9. Eredmények és hatások kérdések
Ezek a kérdések a cél definiálására fókuszálnak.
- Milyen eredmények várhatók a probléma megoldása esetén?
- Milyen hatással lesz a megoldás az érintettekre?
A legerősebb fegyvered…
Az ilyen kérdések kombinációja átfogó képet ad a jelenlegi állapotról, és segít feltárni annak minden aspektusát, hogy hatékony megoldásokat lehessen kidolgozni.
Ez legalább 24 kérdés és még ki fogod bővíteni a megbeszélés során mindazokkal, amelyek adott helyzetben eszedbe jutnak.
Nagy feladat egy ellenálló témagazdával szemben, ugyanis én még nem láttam olyan témagazdát, akinek azt mondom, hogy most csak a probléma feltárásával kapcsolatban felteszek a megbeszélésen legalább 30 kérdést…és ekkor nem kerekedik ki a szeme.
Vajon hogyan lenne érdemes felvezetni ezt a témát a megbeszélésen?
Mindenesetre a kérdezéstechnikád az egyik legerősebb fegyvered, ezt ne feledd!
Ha te is szeretnél ilyen fontos kérdéseket önállóan megfogalmazni, minél jobb fegyverrel a kezedben, gyere el hozzánk a kérdezéstechnika tréningünkre!
