A priorizálásról szól a feladatkezelés és az időgazdálkodás is. Ugye meglepő?
Végy 100 feladatot! – Akár egy recept. Valamely szempontból strukturáld őket, majd döntsd el, hogy a létrejött csoportok közül melyeket valósítod meg és melyeket nem.
A gondolatmenet Eisenhower mátrixával egyértelműen illeszkedik. 4 részre osztani a teret két különböző szempont szerint, majd megállapítani a 4 csoporttal kapcsolatos teendőket.
Hol van jelentősége a priorizálásnak?
A priorizálás mind a magánéletben, mind a projekt környezetben szükséges.
- Míg magam számára a feladatokat priorizálom azzal a céllal, hogy a rendelkezésre álló időm alatt melyeket csináljam meg,
- Addig a priorizálás a PMO-nál azt jelenti, hogy keressük meg azokat a legértékesebb projektötleteket, amelyekre a szervezetnek érdemes a rendelkezésre állo kapacitásait fordítania
- Az üzleti elemző pedig a követelményekre fókuszál. Priorizálja melyek azok a legértékesebb követelmények, amelyeket a projektben kivitelezni szükséges
Amíg Eisenhower a saját feladatait fontosság és sürgősség szerint értékelte, addig a business analyst 100 követelményének értékelési szempontja az, hogy mennyire értékes üzletileg a követelmény a projekt számára illetve hogy mennyire komplex munka azt kivitelezni.
A kérdés józan paraszti ésszel úgy hangzik, hogy:
„Ár-érték arányban megéri ez nekünk?”
Egy tárgyalóasztalnál ülve, üzleti nyelven a kérdést úgy teszik fel, hogy
„Üzleti érték és komplexitás tekintetében megéri ez nekünk?”
A priorizálás nem más, mint egy libikóka!
Van valami, ami fontos nekünk és valamiből kevés van hozzá!
Hétköznapi példa. Gondold végig, hogy amikor felszállunk a bkv buszra (és tegyük fel, hogy van ülőhely), akkor egy pillanat alatt ösztönszerűen végigfut ez a libikóka gondolkodás bennünk.
Valami fontos. Az értékrendünk, miszerint szeretünk kívül vagy belül ülni. Szeretünk-e négyes ülésnél ülni. Nem szertjük az utolsó sort, mert hangos és ráz. Ha lehet, akkor egyedül szeretünk ülni kettes ülésnél. Folyathatnám
Amiből kevés van az pedig a rendelkésre álló helyek száma. A libikóka azonnal végigfut bennünk, mérlegelünk és a folyamat kidobja szóba jöhető buszülést a priorizálás folyamatából.
Ez kerül összehasonlításra. Hogy ki nyer, vagy egyáltalán ki csúszik be a célvonalon, az az elemzés után derül csak ki.
Az ár- érték arány dilemmából az ár a komplexitásnak feleltethető meg. Amikor üzleti elemzőként gondolkodom, akkor a komplexitás a projekt erőforrásait jelenti, amely lehet az idő, a költség vagy a rendelkésre álló humán kapacitás egyaránt. Ez az ár a libikóka egyik oldalán. Ezek rendelkezésre állása korlátos, ezért az egyik vizsgálandó szempontunkká válik.
Az ár-érték arányból az érték az üzleti értéknek feleltethető meg. Az a követelmény képvisel üzleti értéket, ami a megvalósítása után bevételt, fejlődést, vagy akár egy kockázat elkerülését hozza az üzlet, a szervezet konyhájára.
A megoldandó feladat egy projekt esetében, hogy…
…hogyan tudom a rendelkezére álló erőforrásokból létrehozni a lehető legértékesebb terméket.
Az eszköz, ami csak egy eszköz
Végy 100 követelményt! A 4 részre osztott tér üzleti érték és komplexitás tekintetében a következő követelmény csoportokat hozza létre egy projekt környezetben.
Fontos, hogy maradjanak olyan elemeink a priorizálás után, amelyek stakeholder elégedettséget, bevonódást hoznak létre! Ezek is projekt sikerességet hozhatnak létre, csak másként ?
Mire érdemes figyelni?
A priorizálás művelete valójában az elemeink egymással való összehasonlítása. Viszont ez nem csak annyit jelent, hogy akkor libasorba állítjuk egymás után a 100 követelményünket. A priorizálás során figyelembe kell venni, hogy valamiből kevés van és ezért nem minden elem fog átjutni a cévonalon. Olyan ez, mint amikor egy jó buliban létszám limit van és regisztrálnunk kell a bejutáshoz?
Az összehasonlításhoz és ezáltal a csoportosításhoz hasznos figyelembe venni a következő gondolatokat:
- MIÉRT-ek azonosítása azért, hogy az értéke könnyebben azonosítható legyen.
- MIÉRT-ünk célhoz illesztése, vagyis mi a célunk, mit szeretnénk elérni
- Választott szempontok definiálása, olyan részletezettséggel, hogy mindenki ugyanazt értse alatta
- Becslési értékek szórása segít, például 1-5-ig értékelve. Van, aki ezt absztrakt skálával szereti kezelni, ezért a T-shirt sizeing (S, M, L, XL), vagy a Fibonacci-sorozat elemeit hívja segítségül ( 1,1, 2, 3, 5, 8, 13, 21…)
A priorizálás társasjáték
A priorizálást egyedül nehéz kivitelezni egy nagyobb lélegzetvételű projekt esetében. Ha csak magunk akarunk nekiállni ennek az összetett feladatnak, akkor olyan szempontokat veszítünk el, amelyek mások gondolkodásában, a csapat bölcsességében benne rejlenek. A közös priorizálás során a priorizációs mátrix remek segítség, de ne feledjük, az eszköz nem csodaszer. Nem helyettesíti a gondolkodásunkat, inkább segíti az együttműködést. Az információk feltárásának, a közös gondolkodásnak tud remek eszköze lenni. A priorizációs mátrix elősegíti az a transzparenciát, ami a konfliktusok elkerülésében sokszor segítségünkre van.
Ez talán egy nehéz téma lett, ezért a következő bejegyzésben a munka öröméről szólok néhány szót. Kikeresem, hátha van ilyen címszó a lexikonban?
Addig is nézz körbe a tréningek között, biztos találsz számodra értékeset közöttük!
