Szorít az idő? Eisenhower segít!
„Time management nem létezik, hiszen az időt nem tudjuk változtatni. Ahhoz időgép szükséges. Maximum a kapcsolódó feladatainkat tudjuk jobban kezelni” Valahogy így hangzott egy számomra kedves tréner értékes gondolata az idő gazdálkodás témaköréről és igazat kell, hogy adjak neki 😊
Kezdődhet a kihívás!
Ősszel hallgattam egy nagy piros pöttyön álló fiatal srácot, aki arról beszélt, hogy mikor kezdem el kimosni a szennyeseimet. Ha neked is van hasonló megakadásod, a következő gondolatok segíteni fognak. Az Eisenhower megközelítéssel Danyi István (Stipi) – Szelídítsd meg a feladataidat! című TED előadásában találkoztam ismét. Megfogott, hiszen 15 perc alatt 28x nevetett a közönség 😊
„Szelídítsd meg a feladataidat!” jutott eszembe az elmúlt hetekben, amikor elsülyedtem a teendőim tengerében.
Azonosítottam a problémát: alábecsülöm a feladataim időszükségletét, ezért folyamatosan szorít az idő.
Kezdődhet a kihívás! Olvasok, megfigyelek, kísérletezek és rajzolok, hogy megértsem MIT csinálok, MIÉRT csinálom és MIRE van igazán szükségem.
A kihívásom első kiválasztott eszköze az Eisenhower mátrix. A módszert az USA hatékonyságáról híres elnöke Eisenhower használta és Stephen Covey író tette népszerűvé.
BA TIPP: A kihívás során kölönböző választott eszközöket ismerek meg annak érdekében, hogy kiemeljem a számomra értékes vagy az elkerülendő elemeket. Üzleti elemzésben ezt az információ gyűjtési technikát prototípusnak nevezzük. Ilyenkor akár kész termékeket hívunk segítségül annak érdekében, hogy feltárjuk mire is lenne szükségünk. Gondolj például arra, amikor honlapot szeretnél készíteni, akkor megnézel több különböző honlapot és kiemeled a számodra illeszkedő tulajdonságokat.
Oszd 4 részre a teret!
Egy koordináta rendszert képzelj el, amely 4 részre osztja a teret és az x és y tengely két csoportosítási szempontot képvisel, ami jelen esetben a fontosság és a sürgősség. Ezt quadrát mátrixnak nevezzük. Nagyon kedvelem ezt a strukturálási formát😊 A táblázatba a feldatainkat tesszük bele priorizálási célból, amelyek önálló életre kelnek és elkezdenek sétálni benne fontosság és sürgősség szerint.
A feladataink a következő 4 lakrészben élnek:
- TÖRLÉS (DELETE): Nem fontos – nem sürgős. Az itt lévő feladatokat nem kell azonnal törölni, de valószínűleg előbb utóbb törlésre kerülnek, ha nem válik fontosabbá, vagy sürgősebbé.
- DELEGÁLÁS (DELEGATE): Nem fontos – sürgős. Az ide kerülő feladatokhoz érdemes partnert találni, akik ezeket elvégzik, mert nekünk más fontosabb elemekkel kell foglalkoznunk eközben.
- MEGELŐZÉS (DECIDE): Fontos – nem sürgős. Amennyiben kiegyensúlyozott a feladatkezelésünk, akkor nap mint nap innen vesszük és végezzük feladatainkat.
- TŰZOLTÁS (DO TODAY): Fontos- sürgős. Ha itt tobzódnak a feladataink, akkor az tükröt mutat, hogy szétcsúsztunk.
Nem is olyan könnyű működtetni
A TODO listámat korábban a Trelloban kezeltem. Az új struktúrámat is itt alakítottam ki, hogy azonnal érezhető legyen a korábbi működésemhez képest a különbség.
A 4 csoport / oszlop létrehozása során a következő gyakorlati kérdések merültek fel bennem:
- Mit jelent az, hogy fontos? Egyszerű kérdés, de nehéz válaszolni rá. Ha nem tudok megválaszolni egy fogalmat, akkor a hiány oldaláról közelítem meg.
Fáj ez nekem, ha nem csinálom meg? – Így már jelentést nyert és könnyen tudtam szétdobálni őket fontosság szerint. - TÖRLÉS (DELETE) csoportból elkezdtem megmenteni a feladatokat😊, mert azt hittem, hogy valóban törölnöm kell. Analitikus agyam azonnal beindult, hogy megmagyaráztam magamnak, miért fontosak ezek a feladatok számomra, de ez nagyon átlátszóra sikerült. Még én sem vettem be 😊 Aztán rájöttem, hogy ez valójában nem törlést, csak parkolópályát jelent.
- Nekem nagyon hiányzott egy 5. csoport, a KÉSZ (DONE) oszlop, amibe a sikereimet adminisztrálhatom, ezért ezzel kiegészítettem a modellemet.
- Kerestem, hogy miért üres a DELEGÁLÁS (DELEGATE) csoportom. Rájöttem, hogy hajlamos vagyok delegálható feladatokat magam elvégezni. A delegálás, ami csak az idő szorításában szokott kényszerből eszembe jutni, most tudatosabbá vált.
Másrészt a delegálható feladatok egy része talán eleve nem is az én feladatom, ezért be sem kellene fogadnom a TODO listámba.
A tudatosítás során a delegálás mellett nyugodtan gyakorolhatom a NEM-et mondás hasznos képességét.
Amire a következő héten figyelnem kell, hogy a 4 csoportom ne alakuljon vissza az eddigi 1-2 csoportos feladatkezeléssé.
Minden módszer csak egy eszköz
A szokás nagy úr, nehéz felülírni a régi kódokat, de a MIÉRT-ek segítenek!
Minden módszer és modell csak eszköz. A változás gyökere továbbra is a miértekben van. Amikor meg tudjuk fogalmazni azt, hogy mit szeretnénk elérni (cél) és MIÉRT szeretnénk változtatni (amiről a korábbi blogbejegyzés szólt), akkor a HOGYAN-ok lehetősége kitárul, vagyis a felhasználható eszközök táborát fogja gazdagítani ez a mátrix.
Olyan ez, mint egy folytatásos teleregény! A következő blogbejegyzésben az Eisenhower mátrix gondolatmenetének üzleti elemzésben elfoglalt helyéről írok nektek.
Ha neked is van tapasztalatod Eisenhower elnökkel, akkor oszd meg velünk 😊
