Szorít az idő? Eisenhower segít!

„Time management nem létezik, hiszen az időt nem tudjuk változtatni. Ahhoz időgép szükséges. Maximum a kapcsolódó feladatainkat tudjuk jobban kezelni.” Valahogy így hangzott egy számomra kedves tréner értékes gondolata az időgazdálkodás témaköréről és igazat kell, hogy adjak neki 😊

Kezdődhet a kihívás!

Ősszel hallgattam egy nagy piros pöttyön álló fiatal srácot, aki arról beszélt, hogy mikor kezdem el kimosni a szennyeseimet. Ha neked is van hasonló megakadásod, a következő gondolatok segíteni fognak. Az Eisenhower megközelítéssel Danyi István (Stipi) –  Szelídítsd meg a feladataidat! című TED előadásában találkoztam ismét. Megfogott, hiszen 15 perc alatt 28x nevetett a közönség 😊

„Szelídítsd meg a feladataidat!” jutott eszembe az elmúlt hetekben, amikor elsülyedtem a teendőim tengerében.

Azonosítottam a problémát: alábecsülöm a feladataim időszükségletét, ezért folyamatosan szorít az idő.

Kezdődhet a kihívás! Olvasok, megfigyelek, kísérletezek és rajzolok, hogy megértsem MIT csinálok, MIÉRT csinálom és MIRE van igazán szükségem.

A kihívásom első kiválasztott eszköze az Eisenhower mátrix. A módszert az USA hatékonyságáról híres elnöke Eisenhower használta és Stephen Covey író tette népszerűvé.

BA TIPP: A kihívás során kölönböző választott eszközöket ismerek meg annak érdekében, hogy kiemeljem a számomra értékes vagy az elkerülendő elemeket. Üzleti elemzésben ezt az információ gyűjtési technikát prototípusnak nevezzük. Ilyenkor akár kész termékeket hívunk segítségül annak érdekében, hogy feltárjuk mire is lenne szükségünk. Gondolj például arra, amikor honlapot szeretnél készíteni, akkor megnézel több különböző honlapot és kiemeled a számodra illeszkedő tulajdonságokat.

Oszd 4 részre a teret!

Egy koordináta rendszert képzelj el, amely 4 részre osztja a teret és az x és y tengely két csoportosítási szempontot képvisel, ami jelen esetben a fontosság és a sürgősség. Ezt quadrát mátrixnak nevezzük. Nagyon kedvelem ezt a strukturálási formát😊 A táblázatba a feldatainkat tesszük bele priorizálási célból, amelyek önálló életre kelnek és elkezdenek sétálni benne fontosság és sürgősség szerint.

A feladataink a következő 4 lakrészben élnek:

  1. TÖRLÉS (DELETE): Nem fontos – nem sürgős. Az itt lévő feladatokat nem kell azonnal törölni, de valószínűleg előbb utóbb törlésre kerülnek, ha nem válik fontosabbá, vagy sürgősebbé.
  2. DELEGÁLÁS (DELEGATE): Nem fontos – sürgős. Az ide kerülő feladatokhoz érdemes partnert találni, akik ezeket elvégzik, mert nekünk más fontosabb elemekkel kell foglalkoznunk eközben.
  3. MEGELŐZÉS (DECIDE): Fontos – nem sürgős. Amennyiben kiegyensúlyozott a feladatkezelésünk, akkor nap mint nap innen vesszük és végezzük feladatainkat.
  4. TŰZOLTÁS (DO TODAY): Fontos- sürgős. Ha itt tobzódnak a feladataink, akkor az tükröt mutat, hogy szétcsúsztunk.

Nem is olyan könnyű működtetni

A TODO listámat korábban a Trelloban kezeltem. Az új struktúrámat is itt alakítottam ki, hogy azonnal érezhető legyen a korábbi működésemhez képest a különbség.
A 4 csoport / oszlop létrehozása során a következő gyakorlati kérdések  merültek fel bennem:

  • Mit jelent az, hogy fontos? Egyszerű kérdés, de nehéz válaszolni rá. Ha nem tudok megválaszolni egy fogalmat, akkor a hiány oldaláról közelítem meg.
    Fáj ez nekem, ha nem csinálom meg?  – Így már jelentést nyert és könnyen tudtam szétdobálni őket fontosság szerint.
  • TÖRLÉS (DELETE) csoportból elkezdtem megmenteni a feladatokat😊, mert azt hittem, hogy valóban törölnöm kell.  Analitikus agyam azonnal beindult, hogy megmagyaráztam magamnak, miért fontosak ezek a feladatok számomra, de ez nagyon átlátszóra sikerült. Még én sem vettem be 😊 Aztán rájöttem, hogy ez valójában nem törlést, csak parkolópályát jelent.
  • Nekem nagyon hiányzott egy 5. csoport, a KÉSZ (DONE) oszlop, amibe a sikereimet adminisztrálhatom, ezért ezzel kiegészítettem a modellemet.
  • Kerestem, hogy miért üres a DELEGÁLÁS (DELEGATE) csoportom. Rájöttem, hogy hajlamos vagyok delegálható feladatokat magam elvégezni. A delegálás, ami csak az idő szorításában szokott kényszerből eszembe jutni, most tudatosabbá vált.
    Másrészt a delegálható feladatok egy része talán eleve nem is az én feladatom, ezért be sem kellene fogadnom a TODO listámba.

A tudatosítás során a delegálás mellett nyugodtan gyakorolhatom a NEM-et mondás hasznos képességét.

Amire a következő héten figyelnem kell, hogy a 4 csoportom ne alakuljon vissza az eddigi 1-2 csoportos feladatkezeléssé.  

Minden módszer csak egy eszköz

A szokás nagy úr, nehéz felülírni a régi kódokat, de a MIÉRT-ek segítenek!

Minden módszer és modell csak eszköz. A változás gyökere továbbra is a miértekben van. Amikor meg tudjuk fogalmazni azt, hogy mit szeretnénk elérni (cél) és MIÉRT szeretnénk változtatni (amiről a korábbi blogbejegyzés szólt), akkor a HOGYAN-ok lehetősége kitárul, vagyis a felhasználható eszközök táborát fogja gazdagítani ez a mátrix.

Olyan ez, mint egy folytatásos teleregény! A következő blogbejegyzésben az Eisenhower mátrix gondolatmenetének üzleti elemzésben elfoglalt helyéről írok nektek.

Ha neked is van tapasztalatod Eisenhower elnökkel, akkor oszd meg velünk 😊

Mennyire volt értékes, hasznos számodra ez a tartalom?

Mivel hasznosnak, értékesnek találtad...

Oszd meg bátran másokkal is! 🙂

Sajnálom, hogy ez a tartalom most nem nyerte el a tetszésed...

Köszönöm a visszajelzésed, a szavazatod rögzítettük!

Kérlek segítsd a munkámat, és pár mondatban írd meg mit hiányoltál vagy hogyan lenne számodra hasznosabb ez a tartalom?

A fejlődésedhez a következő tréningekkel tudlak hozzásegíteni:

Gintl-Reszegi Mária

2020. május 14.

Szia. Marcsi vagyok. Üzleti elemzés gondolkodás megerősítésével foglalkozom tréningek, mentoringok, tanácsadás és közösségi tevékenységek keretében. Ezt a blogot én írtam neked.

korábbi írások

Szakmai közösség, ami nemcsak tudást, hanem szemléletet is ad

Szakmai közösség, ami nemcsak tudást, hanem szemléletet is ad

„Nem ezt kértétek!” Ezt kaptam visszajelzésként, amikor jeleztem a fejlesztőnek, hogy nem a követelmények szerint működnek bizonyos funkciók a szoftverben. A fejlesztő levezette, hogy a felületen megjelenő hibaüzenet matematikailag megfelel a követelményeknek. És hogy...

A Jövő Üzleti Elemzője: 5 Kulcskérdés, amely Segít Felkészülni a jövőre

A Jövő Üzleti Elemzője: 5 Kulcskérdés, amely Segít Felkészülni a jövőre

A jövő üzleti elemzője számára kulcsfontosságú az alkalmazkodóképesség és az aktív önfejlesztés: a technológiai fejlődés és a munkaerőpiac változásai új készségek elsajátítását teszik szükségessé. A szakmai siker érdekében érdemes tudatosan tervezni, stratégiai gondolkodással dolgozni, értéket teremteni, valamint építeni a szakmai kapcsolatokat és az adatelemző képességeket. Az önreflexió és a célorientált fejlődés elengedhetetlen ahhoz, hogy 2025-ben is versenyképesek maradjunk.

A jelen feltárásának jó kérdései

A jelen feltárásának jó kérdései

A problémák és helyzetek alapos feltárása kulcsfontosságú egy változás vagy projekt sikeréhez. Ez segít megismerni a kiindulási állapotot, értékelni a változás előnyeit és azonosítani a hiányosságokat (GAP-eket). Ehhez különböző kérdéstípusokra van szükség, például általános, „miért”, „hogyan”, „mi történik, ha…?”, valamint időbeli és érintettekre vonatkozó kérdésekre. A kérdések kombinációja biztosítja a teljes kép megértését, ami segíthet az ellenálló témagazdák meggyőzésében is.

címkék

ez megvan már neked?

Business Analyst Körkép 2024

Business Analyst Körkép 2024

2024-ben ismét megkérdeztük az üzleti elemzőket a business analyst lét helyzetéről, kihívásairól és céljairól, az eredményekből pedig megszületett a Business Analyst Körkép 2024. A részletes infografikából megtudhatod, hogyan látják magukat és a szakmát az üzleti elemzők és más projektszereplők.

BA KARAKTER #6 – BA DAY 2024

BA KARAKTER #6 – BA DAY 2024

A BA magazin hatodik száma 2024. november 11-re, a magyar BA DAY napjára jött létre. Ebben a számban többek között olyan kérdésekkel foglalkozunk, hogy miért fontos az elvárás menedzsment, hogyan illeszkedik az üzleti elemzők munkája a Scrum keretrendszerbe és hogy mi a hasonlóság egy BArbeque és a BA munka között.

BA KARAKTER #5 – Transzformáció

BA KARAKTER #5 – Transzformáció

Egy magazin, amelyben arra kaphatunk választ, hogy
• „Miért olyan nehéz transzformációs programot futtatni”.
Szabó Gabriella összegyűjtötte tapasztalatait és best-practice-eit, annak érdekében, hogy ezeket a „mammut” méretű projekteket hatékonyabbá tehessük.

itt követhetsz

Ba Talk - Üzleti elemzés nem csak üzleti elemzőknek

Mária Gintl-Reszegi PMI-PBA

Üzleti elemzés tréner / Mentor / Professional Business Analyst / Insprl alapítója

osztani ér