2021. október 20-án találkoztunk először, de nem utoljára. BATALK meetup eseményen 38 üzleti elemző gyűlt össze egy helyen, hogy szakmájában kitekintést kapjon. Nevezetes nap volt.
A témánk az üzleti elemző projekt sikerhez hozzáadott értéke volt. Az első BATALK eseményen egy nagyon inspiráló és érdekes beszélgetés indult Taletovics -Bagi Renáta (PMI–PBA Professional Business Analyst) diplomamunkája kapcsán.
A szakdolgozat témája az üzleti elemző projekt sikerhez hozzáadott értéke. A dolgozat OTDK-n is továbbjutott, illetve a PMI magyar tagozatának kezdeményezésében kihirdetett “Az év diplomamunkája” címért is ringbe szállt.
A meetup óta lezajlott az Art Of Project esemény keretein belül a díjátadó ceremónia és örömmel tudatjuk veletek, hogy
Taletovics-Bagi Renáta nyerte el 2021-ben a magyarországi PMI által meghirdetett Év Projektmenedzsment Diplomamunkája díjat!
Ezúton is gratulálunk neki! ?
Honnan jött a szakdolgozat témájának ötlete?
A beszélgetés elején kiderült, hogy Reni Business Analyst pályafutása is hasonlóan indult, mint sokunké.
Kezdetben értékesítési IT helpdesken dolgozott, ahol egy új rendszer bevezetésére indítottak projektet. Mivel Reni kapcsolatban volt a felhasználókkal, a segítségét kérték a fájdalompontok azonosításában. Ott tudatosult benne, hogy érdekli ez a szakma.
Már üzleti elemzőként dolgozva egyre inkább foglalkoztatta Renit, hogy mitől sikeres egy projekt, és mivel lehetne a sikert növelni.
Ha megnézzük a Standish Group Chaos Report-ját, láthatjuk, hogy a sikeres projektek aránya mindössze 15% körül van, és 2004 óta ez az arány nem változott agilis és nem agilis projekteken.
Emellett azt is láthatjuk, hogy a projektek több mint az 50%-a még mindig waterfall projekt módszertan szerint fut, csupán ~20 % megy agilis megközelítésben, a maradék pedig valamilyen hibrid módszertan szerint kerül leszállításra.
A kutatásból látható, hogy a projekt módszertan nem feltétlenül határozza meg a projekt sikerességét.
De akkor mégis mitől lehet sikeres(ebb) egy projekt?
Az ESI 2012-es riport szerint, minél képzettebb egy üzleti elemző a projekten, annál nagyobb a projekt siker arány.
A szakdolgozat írása közben Reni több forrásból is igyekezett információt gyűjteni: több interjút készített vállalati architekt-ekkel, PMP vizsgával rendelkező PM-ekkel.
Az interjúk alapján legfontosabb BA hozzáadott értékek a következők:
A Business Analyst egyik fontos képessége a szintetizálás.
Az, hogy össze tudják gyűjteni a szükséges információkat, valamint azokat olyan mederbe tudják terelni és formába önteni, hogy az mindenki számára érthető legyen. Emellett egy hozzáértő Business Analyst képes egyszerre magas és részletes szinten is látni, valamint kommunikálni az összefüggéseket.
Mi ennek a képességnek a hozzáadott értéke? Az, hogy a fejlesztő megérti az igényt, az üzleti stakeholderek és vezetők pedig elkötelezettek lesznek a projekt iránt.
Ez mit jelent a gyakorlatban?
Például azt, hogy egy új bevezetésre kerülő folyamat kapcsán épp az egyik folyamatlépés részleteit beszéljük át a stakeholderekkel, kialakítjuk a részletszabályokat, de közben fejben végig futtatnunk kell a “szoftvert”, hogy magára az egész folyamatra ez milyen hatással van. Ebből adódóan nem meglepő, ha nap végén egy kókadozó üzleti elemzővel találhatod szemben magad. ?
Egy másik fontos tevékenysége a Business Analystoknak, hogy megtalálják a közös hangot a kollégákkal.
Jól kommunikálnak, és el tudják simítani az esetleges konfliktusokat.
Szerintem ilyen helyzettel mindannyian találkozunk nap, mint nap. Természetesen egy BA sem tökéletes, mi sem tudunk mindig tökéletesen reagálni, és minden konfliktust kezelni, de az attitűd a fontos: törekszünk arra, hogy szakmai érvek mentén támogassuk a döntési helyzeteket, és közelebb hozzuk egymáshoz a különböző szemléletű stakeholdereket.
Illetve, ahogy már említettem, a beszélgetés során elhangozott, hogy
a Business Analyst jelenléte a projekten a “legnagyobb projekt siker faktor”.
Valljuk be, nagyon hízelgő megfogalmazás, mindenki szívét megmelengette ? De ugyanakkor ez egy erős gondolat, szinte éreztem, ahogy a teremben ülő üzleti elemzőkre, köztük rám is rám nehezedett ennek a feladatnak a súlya. Emlékszem, kezdő Business Analystként mennyire aggódtam, hogy fogom én itt megmondani a „tutit”? Ennyi okos/szakértő kolléga mellett, mi az én hozzáadott értékem? Szerencsére voltak körülöttem olyan üzleti elemző kollégák, akiktől jó példát kaptam.
De mit is értünk a siker faktor alatt?
Azt, hogy a megfelelő kérdésekkel rávezetve az stakeholdereket a gyökér problémákra és valós igényekre, hidat képezünk az IT és üzleti területek között.
Hogyan lehetne láttatni üzleti elemzőként a hozzáadott értékünket
Egyik lehetőség – mint amire sok minden visszavezethető ebben a szakmában ? – a kommunikáció.
Fontos, hogy kommunikáljuk az értékeinket.
Fontos, hogy ne csak mi lássuk, hanem akár előre is elmondjuk, hogy egy-egy helyzetben miért fontos a tevékenység, amelyet elvégzünk.
Szeretem a példákat, ezért itt is hozok egyet: tipikus eset, hogy a projekt elején minden stakeholder kicsit mást ért az igény alatt. Ha ilyenkor a Business Analyst elkezdi feszegetni ezt, felteszi az újabb és újabb kérdéseit, előfordulhat, hogy az üzleti kollégák úgy élik meg, hogy elvesztegetjük a drága időt – amiből ugye minden projekten kevés van ?
Ha azonban a legelején tisztázzuk a csapattal, hogy erre MIÉRT van szükség, mit fogunk nyerni vele hosszú távon, akkor az ellenállás is kisebb lesz, az elköteleződés növekszik és a hozzáadott értékünket is ki tudjuk emelni.
Másik lehetőség, hogy a projekt legelején, vagy már az ötlet felmerülésekor érdemes részt venni az igény vizsgálatában, hogy a tényleges problémára tudjunk koncentrálni. Projektindulás után pedig hasznos a stakeholdereket az üzlettől a fejlesztőkig, tesztelőkig minél korábban bevonni, hogy elkötelezetté váljanak.
Harmadik lehetőség a munkánk minőségének visszamérése, a CR -ek (ön)vizsgálata. A CR -ek egy része tükröt mutathat nekünk arról, hogy hol, és kinek kellett volna még egy kérdést feltenni. Az (ön) vizsgálat folyamatosan biztosítja a saját fejlődésünket. Persze itt szem előtt kell tartanunk azt is, hogy nem minden CR előzhető meg a környezeti adottságok miatt.
Például vannak időnyomás miatti CR-ek, vagy vannak olyanok is, amelyek később születnek (pl. törvény/kormányrendelet változás miatt). Persze ezekből is le lehet vonni a megfelelő tanulságot: a fenti 2 példánál maradva azt, hogy kommunikációval meg lehet előzni a “meglepetés erejét”, fel lehet készíteni előre a projekt tagokat és a vezetést a változásokra.
Negyedik lehetőség, hogy az igény és követelmény priorizációt végezzük el mindig az értintett stakeholderekkel. Erőforrás gazdálkodás és határidő tartás szempontjából nagyon fontos tevékenység, illetve a Business Analyst hozzáadott értéke ezáltal számokban is mérhetővé válik.
Beszélgettünk a nemzetközi trendekről, illetve Business Analyst szakma jövőjéről.
A teljesség igénye nélkül, néhány érdekesség, amiről szó esett:
- A lakosságra vetített BA és PM arány jobb Magyarországon (4%), mint a világon (~0,04%). Persze itt figyelembe kell vennünk, hogy a világ szintű arányban benne van minden ország. Külön európai arányról nem esett szó.
- Külföldön a Business Analyst pozíció a projekt menedzserrel egy, vagy magasabb szinten helyezkedik el. Ez persze azért is van, mert ebben a felállásban az üzleti elemző felel a megoldás szakmai megközelítéséért, tervezéséért, a projektvezető pedig biztosítja az ehhez szükséges erőforrásokat.
- Váltás történt a jellemző projekt siker kritériumokban. Régebben a budget- scope- time „hármasa” volt a meghatározó, manapság viszont az elégedett megrendelő erősen bekerült a kritériumok közé.
Felmerült a kérdés, hogy mi lesz velünk 10 év múlva
Azt közösen megállapítottuk, hogy régebben nem üzleti elemzőnek hívtak minket, és a jövőben is biztosan másképp is fognak, de a kompetenciára és a hozzáállásra, amit egy BA megtestesít a projektben, mindig szükség lesz, akár üzleti elemzőnek, akár product owner-nek, akár csak agilis csapattagnak hívnak bennünket ?
Listáztuk a hozzáadott értékeinket
Az esemény utolsó felvonásában lehetőség volt kiscsoportokban átgondolni, hogy szerintünk mi az üzleti elemző hozzáadott értéke a projekten. A több, mint 30 elemű lista nyertesei a következők lettek:
- Használjuk a humort, annak érdekében, hogy megtaláljuk a hangot az üzlettel
- Kiírtjuk az “így szoktuk” mentalitást, annak érdekében, hogy értéket hozzunk létre
Aki a teljes listára is kíváncsi, hogy milyen hozzáadott értékeket fogalmaztunk meg közösen, IDE kattintva eléri
Illetve aki szeretne csatlakozni a meetupot követően megalakult BATALK facebook csoportba, az alábbi linkre kattintva tud jelentkezni a kis közösségünkhöz.
Aki pedig csak azért olvasta el idáig a blogot, hogy a nyertes szakdolgozathoz hozzájusson, annak a következő linken van lehetősége letölteni:
Gintl-Reszegi Marcsi kiegészítése:
A blogbejegyzés készítője Hári Noémi, aki saját személyes tapasztalataival tovább építette a meetupon elhangzó értékes gondolatokat. Remek írás lett. ? Köszönjük Noémi!
